dans l'entreprise et son environnement

Bruit dans les open space

Illustration de l'étude Actineo 2013

Lorsqu’on pense aux nuisances du bruit au travail, l’image de poste de travail en milieu industriel s’impose. Pourtant bien d’autres employés se plaignent de leurs conditions de travail, en particulier au point de vue du bruit, et pourtant ils sont dans des bureaux !

 

OPEN SPACE ou BUREAUX OUVERTS  ou  BUREAUX PAYSAGERS

Le concept d’open space a été mis en pratique par des allemands dès les années 90, pour:

  • faciliter la communication,
  • favoriser la circulation d’idées, et de façon générale,
  • répondre aux nouvelles exigences des équipes de projets.

Et pourtant, c’est bien pendant cette même décennie que les communications sont bouleversées par la révolution des technologies informatiques et internet. Les équipes disposent d’outils performants qui leur permettent de collaborer à des milliers de kilomètres de distance et, en même temps, elles souhaitent se rapprocher !

Jusque là, on connaissait depuis plus d’un siècle des organisations de bureau similaires aux ateliers du début du vingtième siècle. Les techniciens des bureaux d’études ou les secrétaires partageaient souvent de grands bureaux. C’était un regroupement par spécialités qui prévalait.

Bureaux en open-space de NeuroSpin au CEA Saclay. Crédit : A.Gonin/CEA

L’open space version « 1990 » amène un élément nouveau en rassemblant des employés de plusieurs niveaux hiérarchiques, et de spécialités différentes.

Les collaborateurs ne sont plus regroupés par métiers, leur organisation  dans l’espace dépend des interactions fonctionnelles. Pourquoi séparer des collaborateurs qui travaillent la plupart du temps sur les mêmes dossiers, avec les mêmes clients et qui doivent communiquer efficacement ?

 

Parmi les métiers qui utilisent fréquemment des open space, citons l’architecture, l’immobilier, la communication, les bureaux d’études, les centres d’appels, le développement informatique, les sociétés high-tech.

 

CARACTERISTIQUE DES OPEN SPACE

On trouve d’innombrables variations dans les concepts de bureaux paysagers : surface, ameublement, organisation, cloisonnement, zones communes, aspect, … Même s’ils entrent tous dans la définition de l’open space, il y a un monde entre le bureau partagé entre quelques personnes et le grand plateau qui accueille des dizaines d’employés. L’objectif n’est certainement pas le même, pourtant une même problématique regroupe les bureaux ouverts des services et ceux des groupes de projets.

La motivation est très différente lorsqu’on regroupe dans un même espace tout un service de centre d’appels ou une équipe produit incluant managers, ingénieurs, techniciens, commerciaux et sav !

Bureaux open space de Google Paris - Crédit journaldunet.com

La variété d’environnements possibles rend difficile l’établissement d’une statistique sur les open space. C’est plus facile de retourner la question et de chercher ceux qui disposent d’un bureau individuel.

Image illustrant le rapport 2013 du baromètre Actineo CSA de la qualité de vie au bureauSelon une étude Actineo (voir lien image ci-contre), moins d’un employé sur trois disposerait aujourd’hui d’un bureau individuel. Un autre tiers n’aurait pas de bureau attitré. Reste un dernier tiers d’employés qui travaillent dans un espace partagé. C’est dans ces 2 dernières catégories d’organisation qu’il faut rechercher les open space. Entre 30 et 60% des employés français en bénéficieraient … ou les subiraient ? …  

 

AVANTAGES DES OPEN SPACE

L’open space s’apparente à une architecture de réseau social. C’est donc sans surprise qu’on constate que ceux qui l’apprécient le plus sont les jeunes nés dans l’ère des technologies collaboratives et socialement connectées. Ils l’apprécient parce qu’il est plus informel et qu’il permet de travailler en équipes. L’open space est sans équivoque la réponse adaptée aux exigences de mobilité et de flexibilité des entreprises et le complément aux outils modernes de communication.

Psychologiquement, le décloisonnement des bureaux favoriserait aussi le travail en équipes multidisciplinaires, grâce à sa flexibilité et sa souplesse.

La motivation du management peut être d’un autre ordre :

  • Le Directeur Financier applaudit généralement la réduction des coûts du « logement » par employé. De 25 m2 en 2000, l’espace moyen par employé (parties communes incluses) est tombé aujourd’hui à environ 10 m2 en openspace, soit entre 6 et 8 m2 de surface effective par employé.
  • Le Chef de Projet apprécie la facilité avec la quelle il peut augmenter son équipe : un collaborateur temporaire venu d’une filiale ou d’un partenaire, un stagiaire engagé pour l’été, …, s’intègrent aisément.
  • Le Responsable des Ressources Humaines voit la possibilité de renforcer l’esprit d’équipe.
  • Le Chef d’Entreprise plébiscite la flexibilité qu’apporte l’open space dans son organisation. L’espace physique est dissocié des besoins fonctionnels, ce qui permet par exemple de créer rapidement et de gérer même temporairement une équipe en réponse à un projet technique ou commercial.

 

INCONVENIENTS DES OPEN SPACE

Des centaines d’études ont été conduites dans le monde par des psychologues, qui ont examiné l’impact des open space sur la santé, le bien-être, la créativité et la productivité.

Ils ont repéré une série de risques :

  • surcharge d’informations,
  • déconcentration
  • absence de confidentialité (impression partagée par le client, qui entend au téléphone ce qu’on dit à d’autres interlocuteurs)
  • stress
  • fatigue
  • bruit
  • sentiment de surveillance
  • impossibilité de s’entendre
  • privation d’intimité

 

Parmi ces risques, il y en a un qui semble être à la source de la plupart des autres et dont se plaignent une majorité d’utilisateurs de ces open space : LE BRUIT !!!

Le baromètre Actineo sur la qualité de vie au bureau montre en 2013 une chute importante de la satisfaction, principalement due au bruit produit par les collègues, qui empêche de travailler correctement.

Pour raboter les coûts d’aménagement, certaines entreprises ont négligé le traitement acoustique des espaces : il manque des éléments absorbants, des plafonds phoniques, du mobilier non réfléchissant, etc.  Parce qu’elles économisent sur la surface, des entreprises poussent la logique jusqu’à réduire l’éclairage et choisir du mobilier de mauvaise qualité.

 

Espace de coworking Chartrons, à Bordeaux - Crédit location-bureau-bordeaux.fr LE COWORKING

Même les travailleurs indépendants, seuls par définition, ont droit à leurs open space : beaucoup adhèrent maintenant au coworking, qui n’est rien d’autre qu’un open space inter-entreprises.

Ces derniers y trouvent des avantages par rapport au bureau à domicile :

  • services à la demande (coin café, courrier, nettoyage, secrétariat, juriste, …), 
  • équipements (accès internet, accueil téléphonique, au besoin prise de rendez-vous, …), 
  • espaces supplémentaires (bureau pour accueillir un client, salle de conférence, …),
  • structuration du travail et séparation de la vie privée : un bureau professionnel, des horaires, pas d’intrusion des enfants ou du chien quand ils sont au téléphone… ), 
  • possibilités de « networking » : les voisins sont potentiellement des clients, partenaires, prescripteurs…; beaucoup de « coworkers » espèrent développer rapidement leur réseau professionnel grâce à ces contacts et échanges .

Un peu en retard, la France assiste actuellement à la création d’espaces de coworking dans la plupart des villes.

 

AMELIORATION PHONIQUE DES OPEN SPACE

Avec l’espoir de sortir du mini-bureau standard et inconfortable du début de l’open space, des architectes ont réfléchi à la façon de proposer un espace modulable en fonction des habitudes de travail, des préférences et des besoins fonctionnels individuels. 

Pour garder les avantages incontestables qui ont motivé la création des espaces ouvert, on peut par exemple ajouter des corrections acoustiques décoratives, comme celles proposées par la société Texaa (photo ci-contre).

L’efficacité du travail produit dépend d’aménagements indispensables dans un environnement open office :

  • prévoir un traitement acoustique de l’espace (plafonds, sols, mobilier et/ou éléments absorbants); 
  • choisir des téléphones mobiles, qui permettent de poursuivre une conversation animée ou confidentielle dans une salle attenante; 
  • mettre à disposition des travailleurs des petites salles de travail ou de conférences; 
  • installer un espace séparé pour le café, les pauses ou les discussions informelles; 
  • remplacer les sonneries de téléphones par des vibreurs, des pop-up sur PC ou des alertes visuelles; 
  • isoler les collaborateurs qui téléphonent très souvent (accueil téléphonique, prospection téléphonique, commerciaux, sav téléphonique, …); 
  • éloigner les équipements bruyants (photocopieuses, imprimantes, broyeurs à documents, machines à café, …).

Pour pallier au bruit, beaucoup d’entreprises ont progressivement recréé des cloisons artificielles, en ajoutant des armoires hautes et des cloisons mobiles.  Dans la plupart des cas, c’est une erreur. Mal choisis, ces éléments augmentent les réflections acoustiques et empêchent les interactions qui constituent le point positif de l’open space.

 

Un diagnostic acoustique est nécessaire après installation d’un open space, avant d’effectuer les corrections acoustiques appropriées.

 

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